Automaatne andmeedastus hoiab kokku raha ja vähendab vigu

Siinsed transpordi- või logistikateenuste tellimused esitatakse suures osas vaid faksi teel ? tellijafirma töötaja vaatab oma infosüsteemist, mida tellida, trükib tellimuse välja ning faksib teenusepakkujale. Logistikafirma töötaja võtab omakorda saabunud faksi ja sisestab tellimuse oma ettevõtte infosüsteemi.

See töökorraldus raiskab hulga ressursse, et elektroonset infot paberkandjale viia ning see jälle elektroonilisse vormi tagasi tuua.

Lisaks on kanalite läbilaskevõime väike ning info liikumine aeglane. Samuti tekib sellises infovahetuses inimlikke eksimusi.

Kui firmadel on kaasaegsed infosüsteemid ja suured infomahud, ei sobi ettevõtetevaheliste sõnumite saatmiseks ka internetipõhised IT-lahendused.

Kuna EDI (Electronic Data Interchange) suudab automaatselt edastada suuri andmemahte, tõstab see ettevõtetevahelise infoliikluse eelmainitud edastuskanalitega võrreldes kvalitatiivselt tunduvalt kõrgemale tasandile. EDI rakendamise peamiseks eelduseks on koostööd tegevate ettevõtete IT-süsteemide suutlikkus EDI sõnumeid vastastikku aktsepteeritud formaati konverteerida.

See pole kuigi keeruline, sest suured ja ka paljud keskmised Eesti firmad kasutavad reeglina avatud tarkvara, kuhu on sisse programmeeritud ka EDI sõnumite genereerimise valmidus. Taolise valmiduse olemasolul pole EDI lingi loomine ettevõtete vahel tehniliselt kuigi keerukas ega nõua ka suuri investeeringuid. Mõistagi peab EDI rentaabliks rakendamiseks olema ettevõttel piisavalt mahukas andmevahetusvajadus.

Näiteks EDI võimaluste efektiivsest rakendamisest on keemiatööstuskontserni Group NCH tütarettevõte NCH Eesti OÜ, kes kohalikul turul tegutseb vaid müügistruktuuriga. Kui varem varustas logistikapartner Schenker NCH Eesti kliente NCH Soome kesklaost, siis eelmise aasta keskel otsustas NCH juhtkond Eesti turu varustamise Rootsi kesklattu üle viia. Samas lepiti kokku EDI-formaadis infovahetuse sisseseadmine.

EDI-l baseeruva koostöö käivitamiseks moodustati mõlema ettevõtte asjassepuutuvast personalist IT töögrupp, kusjuures EDI ühenduse loomiseks kulutatud tööjõuressurss oli suhteliselt väike ? hinnanguliselt investeeris NCH selleks kokku ca 80 töötundi. Lisaks kulus veel neli nädalat ühenduse lõplikule seadistamisele.

Selle aasta algusest toimib ettevõtetevaheline EDI täies mahus (vaata joonist).

EDI sõnumi automatiseeritud rakendus toimib seega suhteliselt lihtsalt ? info, mille NCH Eesti töötaja NCH infosüsteemi sisestab, konverteeritakse kohe EDI failiks, mis suundub automaatselt NCH Rootsi kesklao kaudu logistikapartneri Rootsi serverisse, mis omakorda edastab vajaliku info automaatselt logistikapartneri Eesti esinduse infosüsteemi. Seega luuakse juba NCH Eesti esinduses tellimusi sisestades fail, mis ringiga Eestisse tagasi jõudes annab logistikapartnerile piisava info lõppkliendikohase siseriikliku jaotusveo ja tolliprotseduuride korraldamiseks.

Faili Eesti serverisse saabudes selekteeritakse sealt välja kogu Eesti-sisese jaotusveo jaoks vajalik info, kontrollitakse see üle ning trükitakse välja lõppkliendikohane veokiri. Väljatrükk edastatakse autojuhile, kes saadetise terminalist peale võtab ja sihtadressaadile toimetab. Hiljem koostab logistikafirma sama info alusel osutatud teenuste eest ka arve.

EDI eelised vana infosüsteemi ees ilmnesid NCH Eesti OÜ-le selgelt peale uue lahenduse rakendumist ? NCH kohalikel töötajatel kadus vajadus Schenkeri Eesti töötajatega otsesuhtluse järele. Automaatne andmeedastus tähendab NCH-le kohest ja selget kokkuhoidu, sest kadus kulu, mis oli seotud telefoni, faksi ja transporditellimusi administreeriva tööjõuga. EDI lahenduse rakendudes võivad NCH Eesti töötajad olla kindlad, et kui nad on tellimuse õigesti NCH infosüsteemi sisestanud, ilmub automaatselt vastav info ka Schenkeri süsteemis ning iga Rootsi laost teele pandud saadetis jõuab õige infovoo toel lõpptarbijani.

Autor: Ansi Arumeel